P: Kako Hrvatska zaklada za znanost gleda na mogućnost sufinanciranja ili donacija za određene troškove koji nisu pokriveni od strane Zaklade?
O: Hrvatska zaklada za znanost suglasna je s mogućnošću da se iz drugih izvora osiguraju dodatna sredstva za pokrivanje troškova koji nisu pokriveni od strane Zaklade. O tome je potrebno obavijestiti Ured Zaklade te ispuniti Izjavu o sufinanciranju koja čini prilog Ugovoru o dodjeli sredstava.
P: Je li potrebno dostavljati na uvid Zakladi objavljene radove?
O: Objavljene je radove potrebno priložiti prilikom predaje periodičnoga izvješća ili navesti poveznicu na kojoj je moguće preuzeti ili pregledati cjelovite radove.
P: Koje je podatke o projektu moguće navesti na mrežnoj stranici projekta?
O: Na mrežnim je stranicama projekta moguće objaviti sve informacije koje voditelj projekta smatra potrebnima, primjerice informacije o projektnim aktivnostima, članovima istraživačke grupe, sažetak projekta, a moguće je i postaviti objavljene radove ili poveznice na iste, fotografije s istraživanja i sl. Na mrežnu je stranicu također potrebno postaviti logo Zaklade i navesti da projekt financira Hrvatska zaklada za znanost.
P: Je li moguće tijekom prve godine provedbe projekta zatražiti promjene radnoga i financijskoga plana za naredna razdoblja (za drugu, treću, odnosno četvrtu godinu provedbe projekta)?
O: Zahtjevi za izmjene radnoga i financijskoga plana podnose se u pravilu samo za tekuće razdoblje. U prijedlozima radnoga i financijskoga plana koji se dostavljaju uz periodično izvješće potrebno je navesti predviđene izmjene za sljedeće razdoblje.
P: Kakva je procedura uključenja/isključenja suradnika na projekt?
O: Uključenje ili isključenje suradnika potrebno je obrazložiti u obrascu Zahtjev za izmjene koji je dostupan na mrežnoj stranici za predaju izvješća te dostaviti odgovarajuće priloge navedene u zahtjevu.
U slučaju odobrenja uključenja suradnika potrebno je da se isti registrira u EPP sustav Hrvatske zaklade za znanost i Uredu Zaklade dostavi ID te informacije o ulozi i statusu na projektu.
P: Kakva je procedura nakon provođenja natječaja o zapošljavanju poslijedoktoranda?
O: Voditelj projekta dužan je u roku od 8 dana od završetka postupka zapošljavanja poslijedoktoranda na matičnoj ustanovi Uredu Zaklade dostaviti natječajnu dokumentaciju (životopis, tekst natječaja i izvor objavljivanja), sklopljeni ugovor o radu s poslijedoktorandom te pročišćeni radni i financijski plan s naznačenim imenom izabranoga kandidata. Poslijedoktorand se također treba prijaviti u EPP sustav Hrvatske zaklade za znanost i Uredu Zaklade dostaviti ID, ulogu i status na projektu.
P: Je li moguće neutrošena sredstva koja su nastala uštedom u jednoj stavci prenamijeniti u trošak iste vrste?
O: Ukoliko iznos sredstava ne prelazi dozvoljeno odstupanje od 10% odobrenog iznosa za redovno izvještajno razdoblje, voditelj može samostalno učiniti spomenutu izmjenu uzimajući u obzir da će svrsishodnost i opravdanost prenamjene procjenjivati vrednovatelji na kraju izvještajnog razdoblja. Predložene izmjene financijskog i radnog plana, gdje odstupanje prelazi dozvoljenih 10% odobrenog iznosa za redovno izvještajno razdoblje, potrebno je obrazložiti u Zahtjevu za izmjene.
P: Uključuje li dozvoljeno odstupanje od 10% odobrenog iznosa za redovno izvještajno razdoblje i odstupanje među kategorijama?
O: Dozvoljeno odstupanje od 10% odobrenog iznosa za redovno izvještajno razdoblje odnosi se na odstupanje unutar stavki jedne kategorije, na odstupanje među kategorijama te uvođenje novih stavki (u okviru prihvatljivih troškova natječaja u sklopu kojega je projekt financiran) i u tom slučaju nije potrebno tražiti odobrenje Zaklade. Pritom se ukupni iznos koji je planiran u financijskom planu ne smije prekoračiti.
P: Ako račun prelazi iznos predviđen stavkom u financijskom planu, je li dopušteno takav račun platiti iz različitih izvora tako da voditelj projekta tereti projekt u dijelu koji odgovara ugovorenom iznosu, a ostatak pokrije iz drugih izvora matične ustanove?
O: Opisano je dopušteno. U periodičnom će izvješću voditelj projekta prijaviti iznos za one stavke računa koje terete projekt financiran od strane Hrvatske zaklade za znanost, odnosno koje je nabavio za potrebe projekta. Na računu je potrebno naznačiti iznos koji se pokriva iz sredstava projekta.
P: Je li moguće refundirati trošak prijevoza ili smještaja ako je netko od članova istraživačke grupe platio takav trošak, odnosno račun nije izdan na ustanovu?
O: Moguće je da plaćanje izvrši fizička osoba te da predmetni iznos ustanova s kojom je sklopljen ugovor o financiranju refundira istoj osobi.
Prilikom dostave izvješća potrebno je dostaviti dokument na temelju kojeg je izvršena isplata te bankovni izvod ili isplatnicu glavne blagajne računa ustanove s kojom je sklopljen ugovor o financiranju (nije potrebno dostavljati bankovni izvod fizičke osobe koja je izvršila plaćanje).
P: Je li moguće isplaćivati honorare suradnicima na projektu?
O: Prema Uputama za prijavu projektnih prijedloga voditelju i suradnicima na projektu iz sredstava projekta nije moguće isplaćivati honorare.
P: Je li periodično izvješće potrebno poslati poštom?
O: Periodično se izvješće šalje samo elektroničkim putem, stoga nije potrebno slati tiskanu verziju.
P: Na koji se način i kada predaje periodično izvješće?
O: Periodično se izvješće predaje elektroničkim putem najkasnije 15 dana od dana završetka izvještajnoga razdoblja. Obrasci za predaju izvješća i sve potrebne informacije dostupne su na mrežnoj stranici “Priprema izvješća”.
P: Prihvaćaju li se kao rezultati projekta radovi nastali nedugo prije početka projekta koji su usko vezani uz temu istraživanja?
O: Samo radovi nastali za vrijeme trajanja projekta prihvaćaju se kao rezultati projekta.
P: Na osnovu kojeg se dokumenta popunjava stupac „Planirano“ u financijskom izvješću, odnosno na koji se način uspoređuju realizirani troškovi?
O: Realizirani troškovi izvještajnog razdoblja uspoređuju se s planiranim iznosima odobrenoga financijskog plana. Stupac „Planirano“ u financijskom izvješću u potpunosti mora odgovarati ugovorenom financijskom planu projekta, odnosno u slučaju prihvaćenih izmjena, posljednjoj odobrenoj verziji financijskog plana projekta.
P: Je li moguće prihvatiti troškove koji su predviđeni financijskim planom, ali su nastali nedugo prije početka projekta?
O: Svi računi koji se predaju uz periodično izvješće moraju biti izdani u razdoblju za koje se podnosi izvješće kako bi mogli biti prihvaćeni.
P: Na koji način treba dostaviti informaciju o tečaju strane valute prema kojem su izvršena plaćanja opreme iz inozemstva?
O: Tečaj po datumu računa odnosi se na srednji tečaj HNB-a na dan nastanka obveze. Tečaj je moguće dostaviti u obliku zapisa na računu ili u obliku ispisa tečajne liste HNB-a.
P: Koje su potvrde potrebne za pravdanje troškova službenog putovanja za suradnike na projektu?
O: Za troškove službenoga putovanja prihvatljiva je potvrda obračun putnoga naloga s datumom unutar izvještajnoga razdoblja. Uz putni je nalog potrebno priložiti sve račune koji su temelj obračuna te isti mora biti ovjeren svim potrebnim ovjerama.
